Politica de Tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ORTOPÉDICOS DISALUD SAS

ORTOPÉDICOS DISALUD S.A.S es una sociedad colombiana identificada con Nit. 901.091.299- 2, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. y cuya sede principal se encuentra ubicada en la Transversal 93 No. 53-32 Interior 4.

Correo electrónico: [email protected]

1. Alcance

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte ORTOPÉDICOS DISALUD SAS en desarrollo de su objeto social o con ocasión de cualquier relación de tipo civil, laboral o comercial que llegue a surgir en virtud de actividades conexas a la naturaleza societaria.

1. Marco legal

La Constitución Política de Colombia reconoce a todos los ciudadanos, en su artículo 15, los derechos al buen nombre, habeas data, intimidad personal y familiar, así como el derecho a solicitar respecto a los datos personales su actualización y rectificación. Las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 desarrollaron los mencionados derechos, los cuales a su vez fueron reglamentados por los Decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.

• Obligatoriedad

Esta política es obligatoria y de forzoso cumplimiento para todos los colaboradores de ORTOPÉDICOS DISALUD S.A.S, sus contratistas y los terceros que obran en su nombre.

Todas aquellas personas naturales o jurídicas que no cuenten con un vínculo laboral deberán contar con una cláusula contractual, en virtud de la cual se obliguen a cumplir la presente política.

1. Definiciones

La presente Política en concordancia con la normatividad vigente adopta las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información personal.
6. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
7. Dato semiprivado: es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
8. Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
9. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
10. Reclamo: solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
11. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
12. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
14. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
15. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

1. Principios

ORTOPÉDICOS DISALUD S.A.S. aplicará los siguientes principios en la recolección, uso, tratamiento y almacenamiento de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen o modifiquen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen o modifiquen.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen o modifiquen.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen o modifiquen.

1. Derechos del titular

El titular de la información tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que adicionen o modifiquen.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que adicionen o modifiquen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

• Titulares o representantes de los derechos consagrados en la presente política

Los derechos aquí consagrados podrán ser ejercidos por:

1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ORTOPÉDICOS DISALUD SAS.
2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Cualquiera a quien el titular hubiere estipulado.

 

• Deber de información del responsable

El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

1. a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
2. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
3. c) Los derechos que le asisten como Titular.
4. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Parágrafo. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

1. Deberes del responsable

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que adicionen o modifiquen.
3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que adicionen o modifiquen.
9. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que adicionen o modifiquen.
11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Autorización y consentimiento del titular

Ortopédicos Disalud S.A.S. obtiene la autorización del titular, de manera previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales a través de diferentes medios como autorización escrita, verbal o por diferentes medios virtuales.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. b) Datos de naturaleza pública.
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El área encargada en Ortopédicos Disalud S.A.S. de la atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas en relación con el tratamiento de datos es el área de calidad, los titulares de la información podrán consultar sobre sus derechos, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización ante el correo electrónico [email protected].

• Finalidades y tratamiento de los datos personales

Ortopédicos Disalud S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de su objeto social, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, clientes, empleados y proveedores, para las siguientes finalidades:

1. Tramitar la vinculación del Titular a ORTOPÉDICOS DISALUD S.A.S. en calidad de empleado, proveedor, cliente, según corresponda.
2. Permitir el ofrecimiento y venta de servicios y productos derivados de objeto social de ORTOPÉDICOS DISALUD S.A.S.
3. Controlar el acceso a las oficinas y puntos de atención y establecer medidas de seguridad, incluyendo zonas video vigiladas.
4. Suministrar al Titular información comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por ORTOPÉDICOS DISALUD S.A.S.
5. Realizar actividades de mercadeo, evaluación de satisfacción del servicio y/o comunicación de información importante, mediante contacto vía correo electrónico, llamada telefónica, envío de SMS, envío de mensaje a whatsapp/telegram u otros medios de comunicación electrónicos equivalentes.
6. Responder consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
7. Atender requerimientos judiciales o administrativos y cumplir mandatos judiciales o legales.
8. Cumplir con lo exigido por las autoridades en asuntos relacionados con la prevención en el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
9. Consultar información financiera y crediticia.
10. Llevar a cabo los procesos de facturación, cartera y pagos por los productos y/o servicios efectivamente prestados.
11. Realizar gestiones de cobranza, bien sea directamente o a través de un abogado externo autorizado por ORTOPÉDICOS DISALUD S.A.S. quien actuará como encargado, así como la localización e investigación de bienes del Titular.
12. Establecer, mantener, cumplir o terminar la relación contractual entre el Titular y ORTOPÉDICOS DISALUD S.A.S. y permitir que la información del Titular sea utilizada como medio de prueba.
13. Facilitar los fines comerciales, corporativos, laborales, tributarios y contables de ORTOPÉDICOS DISALUD S.A.S.
14. Implementar programas de fidelización, acumulación y redención de puntos por la compra de productos.

 

• Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización

Los titulares de datos personales tratados por Ortopédicos Disalud S.A.S. tienen derecho a acceder a sus datos personales, rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

El ejercicio de los derechos contemplados en la presente Política de Protección de Datos personales y en la Ley, podrán ejecutarse a través de la presentación de una solicitud, remitida por los siguientes medios:

1. Solicitud vía correo electrónico remitida a [email protected]
2. Comunicación a través del teléfono móvil 3058184881.

El procedimiento para la realización de peticiones, consultas, quejas y/o reclamos es el siguiente:

1. El Titular, sus causahabientes, un representante o apoderado podrá presentar la petición, consulta, queja o reclamo frente al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento a través de los medios señalados.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 

2. La petición, consulta, queja y/o reclamo como deberá contener como mínimo: el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, los documentos que acrediten la identidad del solicitante o la identificación del representante con la respectiva autorización, una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de sus derechos.

 

3. Una vez recibida la solicitud por parte del Titular, sí la petición, consulta, queja y/o reclamo resulta incompleta, Ortopédicos Disalud S.A.S. requerirá al Titular o quien haga sus veces dentro del término de cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición, consulta, queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular o quien haga sus veces presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

 

4. Las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos peticiones y/o consultas serán atendida por Ortopédicos Disalud S.A.S., en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

• Periodo de vigencia de la base de datos

Las bases de datos tendrán una vigencia ateniendo a las finalidades establecidas en el numeral XII de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. Vigencia de la política de tratamiento de datos personales

La Política de Tratamiento de Datos Personales de Ortopédicos Disalud S.A.S. rige a partir del 1 de enero del 2022 y que se encontrará a disposición de los titulares por medio de la página web www.ortopedicosdisalud.com.

Cualquier cambio sustancial en las políticas será comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: www.ortopedicosdisalud.com y/o correo electrónico enviado a los titulares.

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará adicional al sitio web, a través de avisos en las diferentes oficinas y/o puntos de venta de la empresa. Las modificaciones sustanciales de la presente política se comunicarán con mínimo diez (10) días antes de implementarlas.